Purchase आदेश एक दस्तावेज़ है जिसे खरीदार विक्रेता को उन आइटमों की सूची के साथ भेजता है जिन्हें वे खरीदना चाहते हैं। इसमें मात्रा, मूल्य, छूट, वितरण स्थान, और तारीख शामिल होती है।
खरीद आदेश जारी करना खरीदार और विक्रेता दोनों के लिए लाभदायक होता है। खरीदार सभी आइटमों का हिसाब रख सकते हैं जो आदेशित किए गए हैं, अपेक्षित वितरण तिथि, और लागत। विक्रेता इन खरीद आदेशों का उपयोग कर सकते हैं यह पहचानने के लिए कि क्या वे पूरे किए गए हैं और सौदों का स्वच्छ लेखाजोखा भी रख सकते हैं।
एक खरीद आदेश का जीवन चक्र
चरण 1: विक्रेताओं से खरीदे जाने वाले आइटम की पहचान करें
एक खरीद आदेश जारी करना खरीदार और विक्रेता दोनों के लिए लाभदायक होता है। खरीदार सभी आइटम्स की जो आदेश दिए गए हैं, उनकी ट्रैकिंग कर सकता है, अपेक्षित वितरण तिथि और लागत का ध्यान रख सकता है। विक्रेता इन खरीद आदेशों का उपयोग करके पहचान सकते हैं कि क्या वे पूरे हुए हैं और सौदों का स्वच्छ ऑडिट भी रख सकते हैं।
चरण 2: खरीद आदेश बनाएं और अनुमोदन का इंतजार करें
एक बार जब खरीदने के लिए आवश्यक वस्त्रों की पहचान हो जाती है, तो विक्रेता को खरीद आदेश भेजने का समय होता है। एक बार भेजने के बाद, विक्रेता आदेश को मंजूरी देगा यदि यह पूरा किया जा सकता है। यदि नहीं, तो खरीद आदेश को रद्द के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।
चरण 3: सामान प्राप्त करें
यदि खरीद आदेश स्वीकृत होता है, इसका मतलब है कि आपको निर्धारित समय में आपके द्वारा आदेश दिए गए उत्पाद मिलेंगे। उत्पादों के साथ, विक्रेता द्वारा एक चालान भी जारी किया जाएगा जिसमें खरीदे गए उत्पादों की सूची और राशि की जानकारी होती है जिसे आप (खरीदार) विक्रेता को देना होता है।
चरण 4: बिल में बदलें
एक बार जब आइटम प्राप्त हो जाते हैं और विक्रेता द्वारा एक चालान जारी किया जाता है, तो आप उन आइटमों के लिए एक बिल बना सकते हैं। भुगतान की शर्तों के आधार पर, विक्रेता धन की भुगतान की अपेक्षा करेगा। उदाहरण के लिए, यदि भुगतान की अवधि नेट 60 है, तो विक्रेता चालान जारी करने के 60 दिनों के भीतर भुगतान की अपेक्षा करेगा।
चरण 5: भुगतान दर्ज करें
बिक्री को पूरा करने के लिए, खरीदार को निर्धारित समय के भीतर विक्रेता को राशि चुकानी होती है।